ハッピープレゼン

プレゼンについて本気出して考えてみた。

機材トラブルにも慌てずに済む、
やっておきたい最低限の準備

僕はプレゼンのスライドをKeynoteで作ることが多いです。
なので、プレゼン用の機材を自前で用意して良いときは、
ノート型のMac(最近はMacBook Air 11)を持ち込みます。

慣れた機材でプレゼンができるのは大きな安心感ですけど、
会場備え付けのプロジェクタへの出力がうまくいかないかも、
という不安は常につきまといます。
実際、そういうことも何回かありました。

そんなときは、誰かのWin機を無理やり借りることになります。
前後のセッションの発表者とか、聞きに来た友人とかから。
スライドのデータを借りた端末にすぐに移せるように、
あらかじめUSBメモリに入れておくのは最低限の準備。

Win機ではKeynoteは動かないから、
スライドのデータはPDFにしておきます。
端末にPowerPointがインストールされていない場合でも
Acrobatぐらいなら入っていることが多いからです。
PDFならレイアウト崩れもほとんどありません。

加えて、USBメモリがうまく読み出せないとか、
準備でバタバタしていてどこかに落としちゃった、とか
そんなケースもあるかもしれないので
オンラインにもデータを置いておくこともよくします。
Gmailのアカウントに添付ファイルで送っておくとか
Dropboxなんかのストレージにアップしておくといいですね。
もちろん、Keynote形式とPDF形式の両方を。

機材は会場備え付け、スライドはPowerPointで作って使う、
というのは、学会とかで多くの人がやってるケースですが、
これは一般的で安心だと油断するのは危険です。
スライドを作った自分の端末と会場のプレゼン用端末で
PowerPointのバージョンが違っていると、
一部のスライドでレイアウトが微妙に崩れたりします。
特に枚数が多いと修正も確認も大変です。
うっかり汎用フォント以外を使っているとなおさら。

だから僕は、備え付けのWin環境でプレゼンをする場合は、
Acrobatのインストールだけ事前に確認してPDFでやっています。
元々アニメーションやトランジションは使わないから、
大抵の場合PDFでまず問題ないんです。

いちばんマズいのが、機材トラブルで気が動転してしまって、
プレゼンが精彩を欠いてしまうことです。
会場や機材の状態など聞き手には全く関係ないことです。
たとえトラブルでスライドが一切使えなくなっても
最低限のプレゼンができるよう準備しておく姿勢が大切です。

例えば、4つのスライドをA4の紙に割り付けて出力しておけば
プレゼン中に参照しながら進めることができますし、
いざとなれば聞き手にコピーして配布物にもできます。

準備は確かに面倒。でも必要なときのありがたさは絶大。
毎回の準備手順としてルーチン化するに越したことはありません。

Posted: 2011.07.31 | 固定リンク